23 maart 2015

Interview Sylvia Huydecoper: ‘Nieuwe voorwaarden voor een veranderende sector’

HELPDESK JURIDISCH, NEDERLAND ICT VOORWAARDEN

In een complexe en dynamische sector als de ICT is het verstandig om als leverancier goede afspraken te maken met opdrachtgever. Om te voorkomen dat bedrijven daarbij telkens opnieuw het wiel moeten uitvinden, biedt Nederland ICT algemene voorwaarden aan: een verzameling aan spelregels die helpt met het verdelen van verantwoordelijkheden en risico’s. In juni 2014 werd de nieuwste versie van deze voorwaarden gepubliceerd. Sylvia Huydecoper, senior jurist bij Nederland ICT, heeft sindsdien tientallen bedrijven advies gegeven over het toepassen van de voorwaarden in de praktijk en weet dus als geen ander waar bedrijven tegenaan lopen.

Een algemeen fundament voor specifieke diensten

De ICT-sector is behoorlijk divers. Is het dan wel mogelijk om alle juridische zaken te dekken in generieke algemene voorwaarden?
“Niet alles”, zegt Huydecoper, “Algemene voorwaarden hebben per definitie een generiek karakter: ze zijn bedoeld om in meerdere overeenkomsten opgenomen te worden. Ze vormen de basis die je gedekt wilt hebben, de terugkerende juridische zaken die je wilt regelen zoals jij dat wilt. Daarnaast is er altijd een overeenkomst of contract waarin de kern van de prestatie wordt beschreven, inclusief de aanvullende voorwaarden die specifiek voor jouw bedrijf gelden. De kracht van de algemene voorwaarden is juist dat ze voor vrijwel iedereen in de sector toepasbaar zijn”, zegt Huydecoper. “De voorwaarden zijn zo populair omdat ze tot wel 80% van de juridische zaken afdekken die opdrachtgever en leverancier met elkaar moeten regelen. Naast de leden van Nederland ICT zijn er dan ook enkele duizenden bedrijven die de voorwaarden gebruiken.”

De oude algemene voorwaarden waren ruim 100 pagina’s lang, de nieuwe slechts 17: dat is een behoorlijk verschil. “Knap hè?” zegt Huydecoper lachend. “En toch staat alles erin. Het komt omdat de vorige versie modulair was opgebouwd, met aparte teksten voor specifieke diensten. Daar zat dus veel overlap in. En in de praktijk bleek het voor mensen toch lastig om te selecteren wat ze nodig hadden, waardoor ze alles maar meenamen. Daarnaast hebben we een aantal verouderde of hele specifieke teksten eruit gehaald. Die waren niet meer nodig.”

Een andere rol voor de leverancier

Naast het verwijderen van onderdelen, zijn er ook juist onderwerpen toegevoegd die in opkomst zijn binnen de sector. “Uit alle vragen en feedback op bijeenkomsten van het afgelopen jaar merk je dat de rol van de IT-leverancier verandert. Nu we steeds meer naar Saas en cloud-diensten toegaan, worden bedrijven vaker bewerkers van data. Dat roept nieuwe vragen op over de zorgplichten van de leverancier. Van wie is de data? Wat betekent dat voor onderwerpen als privacy of veiligheid? Dat zijn zaken waaraan in de nieuwe algemene voorwaarden aandacht wordt besteed.” Niet alle nieuwe ontwikkelingen geven aanleiding tot aanpassing van de algemene voorwaarden, zegt Huydecoper. “Een van de belangrijkste taken van een IT-jurist is heel goed luisteren naar de branche om zo alle nieuwe ontwikkelingen bij te houden. Om vervolgens de vertaling te maken naar wat dat juridisch betekent. Vaak blijkt iets dan prima te passen binnen de bestaande kaders.” Als voorbeeld noemt ze Open Source Software. “De inhoud van OSS-licenties verschillen sterk van elkaar en van klassieke licenties, maar de regels omtrent van toepassing verklaren van OSS-licenties zijn niet anders dan die voor licenties van klassieke licenties.” Soms is aanpassing wel nodig. Huydecoper noemt de Agile-werkwijze als voorbeeld. “In de voorwaarden wordt helder gemaakt dat als er wordt gekozen voor een iteratieve werkwijze, dat dan de specificaties niet van tevoren volledig zijn uitgewerkt en tijdens de uitvoering in goed overleg gewijzigd kunnen worden. Over de exacte werkwijze, de kwaliteitscontrole, het aantal scrums, de teamgrootte, enzovoorts moeten aanvullende afspraken gemaakt worden. Dat is nou juist iets dat je niet in het beton van algemene voorwaarden voor een hele branche kunt gieten.”

Meer aandacht voor privacy en veiligheid

Het kwam al even ter sprake: zowel leveranciers als opdrachtgevers worden zich steeds meer bewust van het belang van privacy en veiligheid. Als er hogere eisen op deze gebieden worden gesteld, groeit de noodzaak voor heldere afspraken. “Over privacy en beveiliging is bij de totstandkoming van de nieuwe voorwaarden veel gediscussieerd tussen de betrokken juristen.” zegt Huydecoper. “De nieuwe algemene voorwaarden zijn geschreven in nauwe samenwerking met IT-juristen van leden van Nederland ICT. Er is voor gekozen dat clausules over deze onderwerpen in de voorwaarden een minimumregeling moeten bieden. Het zijn typisch onderwerpen die per bedrijf of per opdracht een nadere invulling verdienen. Iemand die medische gegevens in een cloudtoepassing levert, moet andere afspraken maken over beveiliging, continuïteit en dataportabiliteit dan iemand die printers levert. Dat moet je in de kern van je overeenkomst regelen. We krijgen daar steeds vaker vragen over en we helpen bedrijven ook regelmatig met op maat gemaakte oplossingen voor hun specifieke dienstverlening.”

Toch zijn er nog genoeg bedrijven die compleet zonder algemene voorwaarden zaken doen. Huydecoper wil ze aanraden om eens langs te komen bij een van haar workshops. “Het is heel normaal om met elkaar afspraken te maken over de spelregels, ook al gaat alles op basis van goed vertrouwen. Mochten zich onverwachte zaken voordoen, dan bieden de Nederland ICT voorwaarden een heel goed fundament voor ICT-leveranciers om die risico’s te beperken.”

“Wat mij betreft staan ze als een huis,” zegt Huydecoper tot slot, “Vergeet alleen niet om afspraken te maken over de keuken en de meubels.”

Dit interview verscheen in maart 2015 in ICT Update.