Aanbestedingen

ICT wordt steeds belangrijker voor de samenleving en voor de overheid. De overheid is dan ook een belangrijke opdrachtgever voor de ICT-sector. De aanbesteding van ICT-projecten vormt echter voor de overheid en voor het bedrijfsleven een bron van ergernis. Teveel rompslomp en regeltjes staan een snelle en efficiënte inkoopprocedure vaak in de weg.

Veel ICT-bedrijven hebben te maken met aanbestedingen, maar lopen in de praktijk tegen allerlei problemen aan. Dit varieert van gebrekkige vraagstelling tot het stellen van veel te hoge eisen, en van zeer eenzijdige (knock-out) contracten tot slechte rechtsbescherming bij klachten. Problemen in de dagelijkse praktijk leiden tot frustratie en ook teleurstelling bij leveranciers. Een technisch goede aanbesteding, die met hoge (juridische) eisen en eenzijdige risicobepalingen in de markt wordt gezet, zorgt voor een situatie waarbij bijna niemand kan of wil inschrijven. Dat leidt tot suboptimale oplossingen. Uiteindelijk is iedereen er bij gebaat als het aanbesteden in de ICT-branche verbetert.

Wat vindt Nederland ICT?

Het systeem van aanbestedingen is duur, inefficiënt en leidt vaak niet tot de gewenste resultaten. Dat probleem wordt door iedereen onderkend. Soms beginnen de echte onderhandelingen over een project pas na gunning van het contract. Er zijn echter nog geen goed werkende methodes voor een wettelijke verplichting als aanbesteden. Een level playing field met kansen voor iedereen, zonder het dure circus van de aanbestedingen, is moeilijk te realiseren. Nederland ICT wil samen met de overheid kijken naar betere en efficiëntere manieren om opdrachten in de markt te zetten.

Nederland ICT faciliteert overheden in het krijgen van inzicht in toekomstige projecten door middel van de ICT Haalbaarheidstoets. Dit is een precompetitieve toets waarbij de markt breed geconsulteerd wordt.

Wat moet er gebeuren?

De kwaliteit van aanbestedingen is essentieel. Kwaliteit van de uitvraag (wat is er nodig), kwaliteit van de manier van uitvragen (hoe wordt de aanbesteding in de markt gezet) en kwaliteit van de bepalingen (waar moet de leverancier aan voldoen).

Nederland ICT gaat actiever haar zorgplicht invullen door middel van het aankaarten van problemen bij aanbesteden. Dat kan enerzijds door bij specifieke aanbestedingen aandacht te vragen voor problemen, maar ook door workshops, bijvoorbeeld rond de ARBIT (Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten) . Verder zal onderzocht worden wat de haalbaarheid is van de inrichting van een meldpunt ICT aanbestedingen. Dit meldpunt zal het voor bedrijven makkelijker maken om melding te doen van aanbestedingen die dreigen te mislukken.

Voor het goed inrichten van een aanbesteding werkt Nederland ICT aan een aantal aanbevelingen die moeten zorgen dat ICT-projecten op de juiste manier worden ingekocht. Een aantal belangrijke elementen daar uit zijn de precompetitieve toets, het functioneel uitvragen en de selectie op kwaliteit.

Precompetitieve toets

In de ideale situatie gaat de verantwoordelijke overheidsorganisatie niet volledig afgezonderd nadenken, maar in een precompetitieve setting in overleg met de markt. Daarbij wordt er gezocht naar de kaders waarin de oplossing werkbaar is voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Als de duidelijkheid voor alle partijen er is, geeft dat in een vroeg stadium draagvlak voor de gekozen route. De (on)haalbaarheid van de oplossingskaders moet nogmaals een toets zijn voor het wel of niet doorzetten van het project.

Functioneel uitvragen

Aan de hand van de precompetitieve toets moet een vraag in de markt worden gezet waarbij het voor leveranciers duidelijk is bij welk probleem een oplossing wordt gezocht. Bij het formuleren van de uiteindelijke opdracht moet vooral duidelijk worden weergegeven welke functionaliteiten men wenst. Te vaak wordt nu tot in detail de gewenste oplossing beschreven, terwijl in de praktijk soms de gevraagde oplossing niet past bij het oorspronkelijke probleem. Met als gevolg dat aanbieders met oplossingen komen die uiteindelijk niet gaan werken. Functioneel uitvragen zorgt er voor dat de leverancier de achterliggende probleemstelling beter begrijpt en dat er meer ruimte is om te komen met innovatieve oplossingen die beter aansluiten bij de behoefte van de opdrachtgever. Vanzelfsprekend betekent functioneel uitvragen ook dat er technologie-onafhankelijk wordt uitgevraagd. Dat garandeert een breder aanbod vanuit de markt.

Selectie op kwaliteit

De selectie van de uiteindelijk opdrachtnemer moet open en transparant zijn, met daarbij een duidelijke focus op selectie van de beste aanbieder. Het effectief besteden van belastinggeld blijft een voorwaarde, maar een focus op alleen de laagste prijs is een verkeerde prikkel die leidt tot een situatie waarbij de kwaliteit uiteindelijk de verliezer is. Hierbij gaat het om een juiste afweging van de verschillende meetbare kwaliteitspunten (kwaliteitssystemen, directieverantwoordelijkheid, management van middelen, etc), interviews met de potentiële projectleiders en het goed in kaart brengen van de risico’s. Het resultaat moet zijn dat de meeste kwaliteit tegen de beste prijs wordt geselecteerd, waarbij voor de prijs gekeken moet worden naar de total cost of ownership.